ما هي شروط السفر إلى السعودية لحضور المؤتمرات الدولية؟

شكرا لاهتمامكم بخبما هي شروط السفر إلى السعودية لحضور المؤتمرات الدولية؟ر عن  على موقع سعودي 24.

عدن – محمد سعد – خصصت الحكومة السعودية مجموعة من الشروط الواجب توافرها من أجل الحضور إلى المملكة للمشاركة في أي من الندوات والمؤتمرات والفعاليات المقامة على أرضها، بالإضافة إلى توضيح مجموعة من الشروط والأحكام العامة لكل الراغبين في إقامة مؤتمرات وندوات علمية وثقافية على أراضي المملكة السعودية، لضمان الحصول على الموافقة من قبل السلطات المعنية في البلاد.

شروط السفر إلى السعودية لحضور المؤتمرات الدولية

من أجل حضور أي مؤتمرات علمية أو فعاليات في المملكة العربية السعودية، لا بد من اتباع الخطوات التالية:

• لا بد من الدخول إلى منصة التأشيرات السعودية الإلكترونية، ثم إدخال أسماء الراغبين في التسجيل مع ضرورة التأكد من مطابقة البيانات مع جوازات سفرهم.

• يمكنكم وضع أسماء كل القادمين للزيارة في نموذج واحد، حتى إن كانت هناك اختلافات في جنسية القادمين وجهة قدومهم.

• يتم تصديق الطلبات إلكترونيًا من قبل الجهة المرخصة للفعالية في المملكة العربية السعودية.

الشروط العامة لإقامة مؤتمر دولي في السعودية

أما عن قواعد إقامة المؤتمرات والندوات العلمية في المملكة العربية السعودية، فهي تخضع للشروط التالية:

• لا بد عند إقامة المؤتمرات داخل المملكة السعودية من الحصول على كل التراخيص اللازمة من قبل الجهات المعنية، مع ضرورة الحفاظ على القيم والضوابط الشرعية أثناء تنفيذ المؤتمرات.

• ضرورة أن تكون اللغة الرسمية للمؤتمر هي اللغة العربية مع إمكانية وجود لغات أخرى، بشرط توفير خدمات الترجمة الفورية إلى اللغة العربية، مع اختيار اسم يتوافق مع اللغة والالتزام بكافة حقوق الملكية الفكرية.

• ينبغي أن لا يقل عدد الحضور عن خمسين شخصًا، وأن يكون تنظيم المؤتمر من قبل إحدى الشركات أو المؤسسات المرخصة أو الجمعيات، سواء كانت مهنية أو طبية أو علمية، بالإضافة إلى الغرفة التجارية أو الجامعات، سواء كانت حكومية أو أهلية.

• كما يُمنع إقامة أي أنشطة ترويجية قبل الحصول على الموافقات المبدئية، ولا يجب أن تقل مدة المؤتمرات عن نحو 4 ساعات ولا تزيد على حوالي 7 أيام.

• يُسمح بإقامة المؤتمرات داخل قاعات مؤتمرات مستقلة، في الجامعات، أو حتى في القاعات المرخصة داخل الفنادق وصالات المناسبات، ويجوز إقامة المؤتمرات في أي منشآت مؤقتة، ولكن ينبغي أن تكون مطابقة لكل اشتراطات الدفاع المدني الصحيحة في المدن السعودية التي لا تتوفر بها قاعات مؤتمرات.

شروط الفعاليات المصاحبة للمؤتمر

هناك أيضًا مجموعة من الشروط لكل الفعاليات المصاحبة للمؤتمرات على النحو التالي:

• في البداية، يجوز إقامة أي فعاليات سواء كانت اجتماعية أو ثقافية بعد مراجعة شروط الترخيص، كما يمكن أن يكون المؤتمر مخصصًا للرعاة والداعمين فقط، وفي حال إقامة معرض تجاري، لا بد من الحصول على ترخيص مستقل.

• يُسمح بإقامة حفل من أجل افتتاح وختام المؤتمر، بشرط أن لا تزيد الفعالية المصاحبة على الفعاليات الأساسية، كما يمكن تنظيم برامج سياحية للزوار بالتعاون مع مؤسسات سياحية، مع مراعاة إنهاء كل فعاليات المؤتمر في الوقت المحدد، وتقديم تقرير عنه بعد الانتهاء إلى الجهات المختصة.

إجراءات ترخيص المؤتمرات

أما عن إجراءات ترخيص المؤتمرات بشكل عام، فهي كالتالي:

• تقديم طلب الحصول على الموافقة المبدئية للترخيص عبر المنصة الوطنية الموحدة في السعودية، مع ضرورة التأكد من صحة كل المعلومات المقدمة في الطلبات.

• دفع المقابل المالي المقرر، ويجوز للجهات المختصة رفض الطلبات، كما يمكن إضافة رسوم حضور بعد التنسيق مع الجهات المعنية، مع ضرورة الالتزام بكل قواعد وزارة العمل.

• توثيق جلسات المؤتمر بالفيديو وتقديم نسخة منها، مع وجود بطاقة تعريفية لجميع المشاركين تحتوي على الاسم والوظيفة.

• توفير غرفة للإسعافات الأولية في حال تجاوز عدد القادمين نحو 200 شخص، مع ضرورة توفير صندوق خاص لاستقبال شكاوى ومقترحات الزوار.

• منع التدخين في كل مرافق المؤتمر، ويُفضل تخصيص منطقة خاصة للمدخنين، بالإضافة إلى تخصيص أماكن لأداء الصلاة، مع ضرورة توفير موقع إلكتروني خاص بالمؤتمر.

• يمكن توزيع مجموعة من الهدايا عند انعقاد مؤتمر يخص المنتجات الحرفية، مع ضرورة وضع رقم الموافقة أو الترخيص الخاص بالمؤتمر على أي مواد إعلانية تخص الفعالية.